メール一括送信4つのチェックポイントで誤送信を防ぐ

SECURITY

一斉配信の宛先はToかCcかBccか

あなたがある社会人サークルの主催者だとします。メンバーは15名。あなたは連絡先として全員からメールアドレスをもらっており、そのメールアドレスで全員にお知らせをしようとしています。
1通のメールで連絡を済ませるとして、あなたは、To、Cc、Bccのうち、どれにメールアドレスを入力しますか?なお、メンバーにはメンバー間でお互いのメールアドレスを交換していない人達もいます。

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メールのマナーを知っておこう!

この場合、Bccに全員のメールアドレスをセットしましょう。ToにはFromと同じ自分のメールアドレスを入れておくとよいでしょう。
メールの送信先に、お互いにメールアドレスを教えあってない人たちがいるときはBccを使い、メールアドレスを表示させないようにするのが、メールのマナーです。個人のメールアドレスを許可なく他人に開示しないことが重要です。

「うちのサークルは全員いい人だから」「みんな仲がいいから」というのは、許可なくメールアドレスを開示する理由になりません。(なぜ、メールアドレスを開示してはいけないのかは、別の機会に記載しますが、考えればわかりますね。)

To/Cc/Bccの使い分け方

ちなみに、To、Cc、Bccの使い分け方は以下のとおりです。

To
メールの直接の相手のメールアドレスを入れます。
ここに入力されたメールアドレスは、受信者全員に表示されます。
Cc
参考にメールの内容を見てほしい人のメールアドレスを入れます。
ここに入力されたメールアドレスは、受信者全員に表示されます。
Bcc
参考にメールの内容を見てほしい人のメールアドレスを入れます。
ここに入力されたメールアドレスは、ほかの受信者には表示されません

うっかりミスを防ぐ4つのチェックポイント

このような一括送信では、Bccに入れるべきアドレスをうっかりToやCcに入れないように要注意です。
また、送信すべき人でないメールアドレスが紛れていないことも注意しましょう。

ほかの人に確認してもらうか、一人の場合は、メールをセットしたらすぐに送信せずに、少し時間をおいて落ち着いて確認してから送信ボタンを押すことも大切です。

その際のチェックポイントは、次のとおりです。

4つのチェックポイント(一括送信)
1. Bccにセットしたか
2. メールアドレスは正しいか。送信すべきでない人のメールアドレスが含まれていないか
3. 本文内容は適切か
4. ファイルを添付する場合は、正しいファイルが添付されているか

これらにミスがあると、場合によっては、個人情報や機密情報をもらしてしまうことにもなりかねません。油断せずに確認しましょう。

Bccで一斉送信は迷惑メール扱いになることも

ただし、Bccで多くのアドレスに送信すると、受信側でスパムメールと判定され、迷惑メールフォルダに入ってしまうことがあります。念のため、メールに返信してもらい読んでもらえたかを確認してもよいと思います。なお、Bccで受信した相手が「全員に返信」しても、Bccにリストされているほかの人にはメールは届きません。

気をつけなければいけないのは、送信先が100件など非常に多い場合、メール自体が受信側のキャリアからブロックされてしまい、迷惑メールフォルダにさえ入らない可能性があります。
この場合、迷惑メール配信元として、送信元IPアドレスは記録されていますので、同じ相手に送信したメールは1対1のメールでも、もう相手に届かないことになってしまいます。

LINEのオープンチャットも検討しよう

これを避けるため、送信先が多い場合は、1対1のメールとして送信できる一斉配信ソフトやサービスの利用も検討する手もあります。

しかし、全員がLINEを利用していれば、「オープンチャット」を使うのが良いかも知れません。
LINEに登録している名前やプロフィール画像を使わずに参加でき、トークルームも「参加コードの入力」や「参加の承認」で公開範囲を限定できますので、個人情報を守ることができおすすめです。 

まとめ

・複数の人にメールを送信するときは、送信先にお互いにメールアドレスを教えあってない人たちがいるときはBccを使い、メールアドレスを表示させないようにしましょう。
・4つのチェックポイントでうっかりミスを防ぎましょう。
・スパム対策も検討しましょう。
・LINEの「オープンチャット」もおすすめです。

 

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